全省集中的行政办公解决方案
发布时间:2010-4-29

一、 背景和问题

自2004年国家局发布《数字烟草发展纲要》以来,全行业以决策管理系统、办公自动化系统等重点工程为代表的应用系统建设全面展开。至今,全行业已完成办公自动系统基础建设,实现了行业政令上传下达、内部信息共享、文书档案管理,为今后的电子政务建设奠定了坚实基础。09年国家局明确提出要加快办公自动化向电子政务的转变和提升,出台《行业电子政务建设实施意见》,进一步深入扩大应用范围,按照行业对办公自动化发展要求,目前的办公自动化系统还存在一些不足:

1. 公文系统:实现上下级、平级文件的传输、处理、归档过程,缺乏对文件流转过程的监管,文件流转效能偏低。

2. 档案管理:偏重对文书档案的收集和管理,缺乏对科技、实物等声像类型档案的收集管理,查询利用手段落后,档案利用率不高。

3. 网上督办:跨部门协作工作主要通过人工催办、督导、协调,缺乏信息化支撑,过程无痕迹记录。

4. 部署方式:采用省市两级部署方式,导致管控复杂。

二、 业务架构

新世纪新版行政办公系统,采用J2EE架构,兼容DB2、Oracle等大型数据库,支持集中部署、分布使用、分级管理;业务功能更加聚焦,主要包括公文管理、档案管理、网上督办和辅助办公等模块。

公文处理:通过公文的可视化流程定义、监控和手写签名、电子签章、信息提醒器等辅助工具的结合,实现公文起草、发文、督办、收文、查询等管理功能,满足各种协同工作方式的要求。

档案管理:实现实物档案和数字化档案的采集、加工、归档、管理、利用、版本控制、鉴定、销毁全生命周期的自动化、标准化管理,促进档案的共享与应用。

网上督办:通过规范督办工作的安排、反馈、延期、办结等业务过程,明确办结时限和考核方法,提高办事效率 。

辅助办公:包括会议管理、办公用品管理、车辆管理、电子期刊等内容,通过信息化手段固化相关办公事务流程,使相关办公事务有序和规范。

三、功能特性

公文流转效能进一步提高。

1) 通过公文办理时限控制,实现流程红绿灯督办。

2) 利用PDA、短信等技术手段实现移动办公(文件审核和签发),解决领导出差导致文件不能及时审批问题。

3) 提供公文滞留、延迟统计分析报表,为公文效能评估和改进提供有力的依据,提高公文流转效能。

档案管理范围和价值进一步提升。

1) 在“进”方面,通过提供接口、扫描挂接等手段扩大信息来源,在文书档案基础上实现科技、声像、实物等档案的管理;

2) 在“管”方面,实现档案编研、自定义报表格式等功能,使档案管理功能更加全面,操作更便捷;

3) 在“查”方面,通过搜索引擎技术,实现档案模糊查询和全文检索。通过省、市共享查询,实现档案信息互联互通、数据共享, 提升档案价值。

网上督办实现信息化支撑。

通过网上督办,促进企业内部跨部门协作,提升企业内部执行力。

平台架构统一化、系统部署集中化。

采取省公司集中部署,多级使用、分级管理,达到一体化管控的要求。

四、全省集中部署价值

“集中部署、分布使用、分级管理”是当前乃至未来信息化建设的主流方向。主要体现如下关键的价值:

集约化管理。集约化管理是现代企业提高效率与效益的基本取向。集约化的“集”就是指集中,集合人力、物力、财力、管理等生产要素,进行统一配置;集约化的“约”是指在集中、统一配置生产要素的过程中,以节俭、约束、高效为价值取向,从而达到降低成本、高效管理,进而使企业集中核心力量,获得可持续竞争的优势。体现“效率、服务、监管”一体化管理思想。为移动办公夯实基础。容易实现面向服务架构SOA思想,体现服务的重用和整合价值。